Os vilões que estão acabando com sua produtividade

Os vilões que estão acabando com sua produtividade

Os vilões que estão acabando com sua produtividade

Nós temos o costume de acordar, pegar o celular e, imediatamente, nos perdemos em um fluxo de notificações inúteis. Esta neblina digital continua durante todo o dia, nos impedindo de realizar tarefas importantes. Ficamos distraídos, ansiosos e falhamos como líderes. Sabemos que precisamos mudar, mas não conseguimos nos libertar dos comportamentos que nos mantêm presos neste ciclo.

Este não é um problema incomum. Executivos em todo o mundo tropeçam dia após dia dessa mesma forma. Com o tempo, descobri que dois fatores podem destruir a nossa capacidade de concentração.

Em primeiro lugar, estamos cada vez mais estão sobrecarregados com distrações, vivemos distraídos e conectados a nossos dispositivos. Chegamos a ficar mais de 12 horas por dia ligados a nossos smartphones, tablets ou equivalentes. Este estado hiperconectado não nos permite processar informações, recarregar nossas energias e nos reorientar.

Em segundo lugar, nós acreditamos nas reuniões como a forma padrão de interação com outras pessoas no trabalho. Estudos indicam que gastamos de 35% a 55% do nosso tempo, e às vezes muito mais, em reuniões. Se quisermos manter o foco nas atividades verdadeiramente significativas, algo precisa mudar.

Você e seu negócio serão beneficiados se você refletir sobre estas questões. Você e toda a sua equipe irão se desenvolver mais e realizar mais. Os dados refletem o que o senso comum nos diz:

Precisamos dedicar mais tempo para nós mesmos se queremos permanecer focados e eficazes no trabalho.

Estas cinco práticas diárias irão ajudá-lo:

1. Mindfulness. O único grande erro que a maioria de nós comete está relacionado à forma como nós começamos o dia. Você acorda e imediatamente começar a verificar seus emails pelo telefone? Essa é uma má ideia, de acordo com Emma Seppälä, psicóloga de Stanford. Como ela disse em uma entrevista, “Por constantemente associarmos as nossas respostas ao estresse (quando verificarmos nossos telefones), ironicamente prejudicamos nossas capacidades cognitivas – como memória e atenção.”

Então o que você deveria fazer? Comece com uma prática simples de mindfulness ao acordar. Esta pode ser, por exemplo, fazer tranquilamente algumas respirações profundas e meditar por 20 ou 30 minutos. Dr. Seppälä explica por que isso é tão importante: “A meditação é uma maneira de treinar o seu sistema nervoso para se acalmar apesar do estresse de nossas rotinas. Quando você está mais calmo, fica emocionalmente mais inteligente e toma as melhores decisões.” Essa é uma ótima a maneira de começar o dia.

2. Organize suas tarefas. Outro erro comum é deixar outras pessoas tomarem conta de sua agenda, particularmente na parte da manhã. Você precisa garantir tempo suficiente para realizar tarefas complexas e criativas. Como afirma o empresário Paul Graham: “uma única reunião pode durar um dia inteiro por dividi-lo em duas partes, cada uma muito pequena para fazer alguma coisa”. Tarefas criativas requerem tempo e uma mente tranquila, não é possível fazê-las no pouco tempo que temos entre as reuniões. Todos nós pensamos que podemos realizar várias tarefas de forma eficaz, mas uma pesquisa mostra de forma conclusiva que isso é um a coisa terrível para nossa produtividade.

Uma dica é: concentre-se em tarefas complexas e criativas na parte da manhã, estas atividades, geralmente, podem ser realizadas por você ou dependem de poucas pessoas. Então, jogue todas as outras reuniões para a tarde.

3. Limpe. Sua mesa é uma bagunça? E sobre a área de trabalho do seu computador? E a tela inicial do seu smartphone? Isso pode parecer insignificante, mas saiba que o ambiente afeta a sua produtividade e qualidade de seu trabalho de maneiras que estamos apenas começando a entender. Fazer uma limpeza tem um grande impacto em nossas vidas.

Manter um ambiente de trabalho limpo, no meio físico e digital, é essencial para a sua capacidade de manter o foco. No trabalho, guarde seu material em gavetas. Crie pastas em seu computador para se livrar de todos os arquivos aleatórios e mantenha apenas entre 8 a 12 aplicativos mais importantes em sua tela inicial. Desative todas as notificações desnecessárias. Não se deixe distrair pela desorganização e você manterá o foco por muito mais tempo.

4. Selecione reuniões. Quantas pessoas estavam na sua última reunião? Mais importante que essa pergunta é: quantas pessoas estão realmente envolvidas na criação ou no cumprimento de entregas a partir dessa reunião? Esta questão pode parecer uma forma estranha de manter o foco, porém, inúmeros estudos têm mostrado os benefícios de equipes menores.

Foco e responsabilidade são mais desafiadores quando estamos em meio a uma multidão.

Para manter o foco, manter sua equipe focada. Limite o número de pessoas em qualquer reunião para oito ou menos a menos que seja uma reunião que seja meramente informativa. Certifique-se de que cada reunião resulta em ações, crie uma linha do tempo para cada ação e uma pessoa para garantir que essa tarefa seja feita. Essa dica é um dos segredos da forma como a Apple trabalha.

5. Estabeleça limites. Uma das razões pelas quais tantas pessoas têm dificuldade em permanecerem focadas é a falta de limites em seu tempo. Você não pode alcançar o sucesso se você executar tarefas entre uma reunião e outra. Mudar bruscamente de tarefas e contextos é difícil para o cérebro humano e isso desgasta nossas habilidade ao longo do dia. Para se ter uma ideia, executivos ocupados com muitas reuniões desperdiçam cerca de 70% de seu tempo.

Se você quiser evitar o desperdício de tempo, adicione limites de tempo entre cada reunião. Para cada 45 ou 60 minutos que você gasta em uma reunião, certifique-se de levar 15 minutos ou mais para processar as informações, refletir e priorizar. Isto irá fazer com que você evite as perdas de tempo. Essa prática também irá evitar a sensação de dia desperdiçado e improdutivo que muitos de nós temos, ao final de cada dia.

Manter o foco no trabalho não é fácil, mas é possível. Essas cinco técnicas práticas irão ajudá-lo a permanecer em cada tarefa, a realizar o que importa, e a ter mais tempo para se divertir ao longo do dia.

 

 

 

Adaptado de: https://hbr.org/2016/08/the-two-things-killing-your-ability-to-focus

 

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