Problemas com reuniões? Dê uma olhada nesta lista e saiba como resolver!

Problemas com reuniões? Dê uma olhada nesta lista e saiba como resolver!

Problemas com reuniões? Dê uma olhada nesta lista e saiba como resolver!

A maioria de nós odeia reuniões. E com razão, afinal, elas congestionam nosso dia, tornando mais difícil a realização de nosso trabalho e muitos de nós as vemos como uma total perda de tempo.

Hoje, lemos diversos conselhos sobre como lidar com as reuniões e aproveitar melhor nosso dia. Mas será que eles realmente têm o poder de nos tornar mais produtivos e de nos ajudar a recuperar o controle sobre nossa agenda?

Em um artigo escrito por Amy Gallo com informações dos autores da área de negócios Paul Axtell e Francesca Gino, professora da Harvard Business School, encontrei dicas valiosas sobre como organizar suas reuniões e preparei uma lista que gostaria de compartilhar com você. Leia a seguir.

1. Mantenha a reunião tão enxuta quanto possível. 

Convoque, no máximo, as sete pessoas essenciais. Não há um número ideal, mas pesquisas apontam que fazer reuniões com poucas pessoas aumenta a produtividade do encontro. Em um grupo com 20 pessoas, por exemplo, é quase impossível que todas tenham a chance de participar em uma reunião de 60 minutos.

“Quando muitas mãos estão disponíveis, as pessoas trabalham menos do que deveriam.” Francesca Gino

Uma pesquisa na área de psicologia social mostrou que quanto maior o grupo, menos as pessoas irão se esforçar em prol do objetivo final. Logo, além de precisar de uma pessoa para conduzir a conversa, você precisa limitar o número de pessoas.

2. Proíba os smartphones, computadores e dispositivos eletrônicos.

Dispositivos eletrônicos nos distraem. Muitas pessoas acreditam que podem ser multitarefas: que podem escrever e-mails e olhar o Facebook enquanto participam de uma reunião. Porém uma pesquisa do campo de neurociências revelou que nosso cérebro não pode processar várias tarefas ao mesmo tempo. Além disso, uma pessoa multitarefas gasta 50% a mais de tempo para executar uma atividade e comete 50% a mais de erros do que uma pessoa que se concentra em uma coisa de cada vez.

Smartphones distraem os outros. Uma pesquisa realizada por Francesca Gino revelou que a maioria das pessoas considera o uso de celulares durante reuniões como algo socialmente inadequado e rude. Esse resultado sugere que o uso desses dispositvos deixa as pessoas irritadas e estressadas. Imagine que você está em uma apresentação importante e quando olha para o lado vê seu líder concentrado em seu celular. Nos sentimos magoados e insultados.

Logo, em suas reuniões não leve ou deixe seu smartphone fora do alcance, se esqueça do seu computador, se concentre no momento e preste atenção nas pessoas.

3. Mantenha suas reuniões breves. Que elas não durem mais de uma hora.

Quanto menor for o encontro, mais focados os participantes estarão. Quando há pouco tempo para resolvermos os assuntos nos comunicamos de uma forma mais objetiva, resolvemos problemas com mais precisão e tomamos decisões de uma maneira mais rápida.

Reuniões curtas evitam conversas desnecessárias e perguntas irrelevantes. Se o objetivo da reunião for para expressar opiniões, construir ideias e chegar a uma conclusão, o ideal é dar tempo a cada participante para falar.

Quanto menor o tempo, maior a produtividade.

4. Certifique-se de que todos estejam participando.

Algumas pessoas querem falar durante as reuniões, mas não o fazem a menos que alguém lhes pergunte sua opinião. Por isso, é indispensável que haja alguém para conduzir a reunião e que se certifique de que todos estejam à vontade para apresentar suas ideias.

Garantir que todos contribuam não é importante apenas para o resultado final da reunião, mas para os participantes. As pessoas gostam de saber que suas opiniões estão sendo ouvidas e consideradas. Gerar esse sentimento faz com que as pessoas estejam mais comprometidas com as questões que estão sendo discutidas.

Uma boa maneira de incentivar as pessoas é lhes dizer, dias antes da reunião, que você conta com sua contribuição. Assim, as pessoas terão tempo para planejar o que irão dizer e se sentirão mais confiantes para se expressarem.

5. Nunca marque uma reunião apenas para atualizar as pessoas.

Se você costuma marcar reuniões apenas para informar as pessoas, repense sua abordagem. Por que desperdiçar um tempo precioso sendo que você pode fazer isso através de um simples e-mail?

Reuniões de atualização são uma grande perda de tempo, principalmente quando elas são muito longas ou frequentes. Se você precisa do tempo das pessoas, que ele seja gasto com algo que realmente seja importante. Afinal, nosso tempo é valioso.

6. Sempre avise às pessoas com antecedência e seja claro sobre o propósito da reunião.

É fundamental que você marque a data e horário da reunião o quanto antes e que deixe claro para os convidados o que acontecerá no encontro e o que se espera deles. As pessoas precisam saber o que as espera. Ter um plano de ação bem definido é fundamental para o momento de tomada de decisões.

Você já deve ter lido milhares de artigos que mostra o quanto desperdiçamos nosso tempo com reuniões. Porém, você não precisa de pesquisas para comprovar o que já sabe. Logo, o mais importante é que você parta para a ação. Logo, da próxima vez que precisar reunir um grupo de pessoas, dê o seu melhor para que seja um tempo bem aproveitado por todos, inclusive por você!

 

 

Adaptado de: “The Condensed Guide to Running Meetings”, de Amy Gallo

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